Lập kế hoạch tổ chức sự kiện online là một công cụ tiên quyết đến thành công của sự kiện, và việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong kế hoạch quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing.
Để có một kế hoạch tổ chức sự kiện online tốt cần tiến hành theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Nghiên cứu, tìm hiểu yêu cầu của đối tượng khách hàng (Requirements study)
- Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản. Yêu cầu này do doanh nghiệp, chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản tóm lược tổng quan, căn cứ vào đó để xác định được rõ ràng cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao.
- Mục tiêu tổ chức sự kiện là gì?
- Đối tượng khách hàng là những ai?
- Khi nào và tổ chức sự kiện ở đâu (trên kênh online nào: chuyên mục website riêng của doanh nghiệp, hay trên trang các kênh online khác)?
- Dự kiến ngân sách: Ngân sách cho việc thực hiện và ngân sách quảng cáo cho sự kiện
- Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty nồng ghép trong sự kiện, hay là trọng tâm chính…
Bước 2: Xác địn ý tưởng, thông điệp (Brainstorming)
- Cần nắm rõ yêu cầu của bản tóm lược tổng quan, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ cho sự kiện. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, thông điệp cần văn bản hóa thành kế hoạch cụ thể và gửi cho đơn vị liên quan trong doanh nghiệp (có thể là đối tác tham gia) tham khảo bổ sung và duyệt.
Bước 3: Thiết kế (Event design)
- Chủ đề, thông điệp (theme/concept) sự kiện chuyển thể thành hình ảnh, video, bài viết, câu chuyện…
- Thiết kế một website riêng cho sự kiện hay một site cho sự kiện
Bước 4: Kế hoạch triển khai chi tiết (Planning)
Cụ thể các phần trên một bản kế hoạch cụ thể rõ ràng:
- Mục tiêu
- Thông điệp
- Kênh truyền thông và quảng cáo cho sự kiện
- Ngân sách
- Nguồn nhân lực thực hiện
- Đối tác
- Phân tích rủi ro có thể xảy ra
Bước 5: Triển khai, theo dõi, đánh giá và điều chỉnh
- Khi triển khai kế hoạch tổ chứ sự kiện online cần theo dõi, quản lý mọi mặt đảm bảo việc thực hiện diễn ra đúng kế hoạch hướng đạt mục tiêu. Trong quá trình đồng thời đánh giá kết quả chiều hướng diễn biến để có điều chỉnh kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề ra.
